Office
Project Support Officer
Functieomschrijving
Le poste clé de Project Support Officer allie des missions essentielles à un rôle de support opérationnel, tout en apportant un soutien transversal aux fonctions de support. Vous contribuerez ainsi à la structuration, au suivi et à l’optimisation des processus.
Vous serez amené(e) à travailler au sein d’une équipe collaborative, soucieuse d’efficacité et d’excellence opérationnelle, tout en participant activement à la digitalisation et à l’automatisation des procédures administratives et de gestion de projet.
Vos missions principales:
Vos missions principales:
Support Administratif:
- Mise à jour des opportunités dans l’outil de CRM.
- Organisation de formations outils (ex. Jira) et gestion des problèmes liés aux outils (création de ticket et suivi IT).
- Garantir le respect des politiques et normes organisationnelles.
Gestion Documentaire & Accès:
- Assurer le suivi des documents et signatures (contrats, rapports, etc.).
- Rassembler les documents légaux nécessaires aux projets.
- Créer et maintenir les environnements SharePoint.
- Maintenir les bases documentaires, garantir leur archivage et leur versionnage conformes.
- Configurer et gérer les environnements documentaires pour un accès optimisé et sécurisé.
Cycle de Vie des Demandes d’Achat:
- Enregistrer les commandes.
- Assurer le suivi logistique.
- Suivre les échéances pour aligner les livraisons, paiements et engagements contractuels.
- Coordonner la réception, bons de livraison et confirmations de commande (ERP).
Support aux Projets:
- Maintenir les registres d’actions et suivre les tâches JIRA.
- Gérer les timesheets: envoyer des rappels pour les saisies manquantes et traiter les corrections.
- Organiser les points de communication internes et garantir un reporting transparent.
- Fournir un support administratif et outils pour assurer le bon déroulement des projets.
Support au Département Finance:
- Assurer le suivi des pointages : rapports, rappels et relances aux managers.
- Assurer les relances Cash-In.
- Suivi des tickets IT liés à l’ERP.
- Former les équipes à une utilisation correcte de l’ERP pour éviter les blocages.
Support au Repair Center:
- Être le point de contact privilégié du Repair Center, en support du SPOC actuel, pour les équipes internes.
- Encoder et suivre le cycle de vie des réparations.
- Gérer les relances transverses en interne (délais, approvisionnements, etc.).
- Assurer le suivi des consommations et remonter les informations pertinentes.
- Assurer la communication avec les clients et les remontées d’informations (feedback, alertes, demandes d’analyse).
- Contribuer à la mise à jour des documents et affichages pour assurer la traçabilité et la conformité.
- Gérer les comptes-rendus et feedbacks pour garantir une amélioration continue.
Profiel
- Bachelier en administration, gestion ou expérience équivalente dans un rôle administratif ou de support projet.
- Première expérience en gestion administrative, support PMO ou rôle similaire appréciée.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, SharePoint, Outlook, Excel).
- Connaissance des outils de gestion de projet (Jira, outils de suivi des feuilles de temps) est un atout.
- Expérience en gestion documentaire et archivage numérique.
- Autonomie, rigueur et sens de l’organisation.
- Esprit d’équipe et excellentes compétences relationnelles.
- Adaptabilité et ouverture au changement dans un contexte de transformation.
- Rigueur et attention aux détails.
- Bilingue français / anglais (le néerlandais est un atout) .
Aanbod
- Environnement de travail stimulant : vous travaillez au sein d’une équipe innovante et engagée.
- Développement professionnel : opportunité de développer vos compétences en gestion documentaire et en administration.
- Salaire attrayant, avec chèques-repas.
- Accessibilité aisée à l'entreprise en train.
Bedrijfsinfo
Notre client, est reconnu internationalement pour le développement et la fourniture de systèmes de communication au profit de la Défense et plus largement de la Sécurité.