Employé du service client et de la réception

A. Réception / Réception

• Accueillir visiteurs, chauffeurs, fournisseurs et clients de manière professionnelle et amicale.
• Application des procédures d'accès et de sécurité conformément aux exigences de la TAPA.
• Gestion de la ligne téléphonique centrale : répondre, détourner ou diriger correctement les appels.
• Gestion de la boîte aux lettres du service client et de la boîte aux lettres physique (correspondance entrante et sortante, colis).
• Soutien pratique pour les réunions : réservation de salle, accueil des visiteurs extérieurs, restauration si nécessaire.
• Tenir le registre des visiteurs et suivre la délivrance des badges et des clés.
• Signaler des irrégularités ou des situations suspectes au responsable de la sécurité/conformité conformément au protocole de contestation.

• Point de contact pour les clients (y compris hôpitaux, pharmacies, clients pharmaceutiques) pour des questions concernant les commandes, la planification et les livraisons.
• Inscrivez, suivez et traitez les commandes et demandes clients dans le système de planification/TMS.
• Informez de manière proactive les clients en cas de déviation (retards, incidents de température, retours) et remontez à la gestion de la qualité si nécessaire.
• Faites un suivi des messages EDI et signalez les erreurs EDI ou les écarts de stock aux équipes concernées.
• Gestion des plaintes et incidents : enregistrement, analyse initiale, orientation vers le service approprié et suivi de la fermeture.
• Création de rapports clients et de résumés des KPI en collaboration avec le responsable des opérations.
• Suivi administratif des documents CMR, notes de livraison et fichiers de retour/rendu.
• Participer à la préparation des audits clients et au maintien des accords spécifiques aux clients (SLA).
• Vérification des données de facturation, identification des écarts et intervention en cas de questions ou de litiges, en collaboration avec le service comptable.

• Soutenir l'équipe de planification dans les tâches administratives (par exemple, archivage, suivi des documents des conducteurs).
• Maintenir et maintenir à jour les listes de contacts internes et les procédures.
• Commander des fournitures de bureau et faire le suivi des questions liées à l'installation sur le site.