Office Manager ( Mi-Temps )

L'Office Manager veille au bon fonctionnement du bureau en accomplissant diverses tâches administratives, financières et managériales. Son rôle consiste à soutenir, gérer et diriger les opérations quotidiennes conformément aux réglementations locales/nationales et aux valeurs et objectifs de l'organisation, et à fournir des services financiers, administratifs et de ressources humaines efficaces au bureau. Le poste comprend la gestion du bureau, les ressources humaines et la comptabilité RH

• Planifier les jours de congé annuels et les enregistrer, envoyer des rappels au personnel et organiser les remplacements pendant les jours fériés.
• Préparer les contrats du personnel et des stagiaires et conserver et enregistrer de manière sécurisée les documents (contrats, références, etc.).
• S'assurer que tous les membres du personnel sont enregistrés auprès de notre client et inscrits aux régimes d'avantages sociaux, avec conservation des dossiers appropriés.
• S'assurer que notre client respecte la législation belge en matière de santé et de sécurité.
• Accomplir d'autres tâches à la demande du directeur.

Gestion du bureau

• Responsabilité globale de l'administration du bureau.
• Gérer et superviser les opérations quotidiennes du bureau, y compris la gestion des fournitures, des équipements et des locaux.
• Assurer le soutien logistique pour les formations, les événements, les groupes de travail et les réunions.
• Contrôler/créer les contrats de service si nécessaire et gérer les contrats et les fournisseurs.
• Assistance administrative générale : accueillir les visiteurs, traiter les appels entrants, transférer les e-mails/la correspondance au personnel concerné

Finances et comptabilité

• S'assurer du bon fonctionnement du système de facturation électronique (Peppol) et assurer la liaison avec nos partenaires, etc. pour mettre en œuvre le système.
• Traiter les factures et préparer les paiements conformément aux procédures internes de notre client et aux exigences légales.
• Assurer la liaison avec le comptable et l'auditeur et veiller à ce que notre client respecte ses obligations légales et réglementaires (déclarations de TVA, audits, etc.).