Office Coordinator

En tant qu’Office Coordinator, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement du site logistique. Véritable bras droit du Site Manager, vous assurez la coordination administrative et opérationnelle du bureau, garantissez la qualité du service rendu au client, et veillez à la fluidité des échanges entre les différents départements.

Votre mission combine à la fois supervision d’équipe, gestion administrative, coordination client et suivi des process internes. Vous contribuez activement à la performance du site à travers le pilotage des activités quotidiennes, la rigueur des procédures et l’implication dans les projets d’amélioration continue.

Vos responsabilités incluront :

Supervision et encadrement d’équipe

• Encadrer et soutenir l’équipe administrative du site (planning, priorisation des tâches, répartition du travail).
• Assurer la formation, l’intégration et le développement continu des collaborateurs administratifs.
• Mener les entretiens d’évaluation, identifier les besoins en formation et accompagner la montée en compétences.
• Garantir un climat de travail collaboratif, basé sur la communication et la responsabilisation.

Gestion opérationnelle et coordination administrative

• Piloter et organiser les opérations administratives quotidiennes : gestion des commandes, préparation des documents de transport, suivi des expéditions, supervision des stocks et de la facturation client.
• Être l’interlocuteur administratif unique (SPOC) du client et assurer un suivi rigoureux des demandes et réclamations.
• Coordonner la gestion des consommables et du budget administratif en lien avec la direction du site.
• Garantir le respect du règlement de travail et des procédures internes (sécurité, qualité, VDA…).

Qualité, conformité et amélioration continue

• Préparer, accompagner et suivre les audits internes et externes, les certifications et les contrôles qualité.
• Assurer le suivi des indicateurs de performance (KPI), proposer des actions correctives et en piloter la mise en œuvre.
• Participer activement aux projets d’amélioration continue du site (optimisation des processus, digitalisation, communication interne).
• Promouvoir une culture orientée qualité, efficacité et satisfaction client.

Communication et support au management

• Travailler en étroite collaboration avec le Site Manager et les autres départements (opérations, transport, RH, finance).
• Assurer un reporting régulier sur l’activité du bureau et sur les indicateurs clés.
• Agir en relais du management sur le terrain pour diffuser les informations, les priorités et les bonnes pratiques.