Public
Medewerker secretariaat
Functieomschrijving
Voor Provincie Oost-Vlaanderen Dienst Welzijn, Milieu en Duurzaamheid zoeken we een medewerker secretariaat.
Als administratief medewerker secretariaat ondersteun je de Interne Dienst Welzijn, Milieu en Duurzaamheid (IDWMD) van Provincie Oost-Vlaanderen. Samen met twee collega’s zorg je voor een vlotte administratieve werking van de dienst.
Taken:
- Je biedt administratieve ondersteuning bij welzijnsrondgangen, keuringen, jaaractieplannen en andere terugkerende processen.
- Je verwerkt arbeidsongevallen en diverse administratieve aanvragen.
- Je registreert, verwerkt en beheert gegevens in databanken, waaronder risicoanalyses, inventarissen en instructiekaarten.
- Je maakt actiepunten aan, volgt deze op en bezorgt overzichtslijsten aan de betrokken collega's.
- Je communiceert meet- en analyseresultaten naar de betrokken diensten en locaties.
- Je organiseert vergaderingen en zorgt voor de administratieve voorbereiding ervan.
- Je brengt bestaande administratieve werkprocessen in kaart en werkt duidelijke handleidingen en werkinstructies uit.
- Je zorgt ervoor dat procedures en documentatie overzichtelijk, toegankelijk en actueel blijven.
- Je signaleert verbeterpunten en denkt actief mee over efficiëntere administratieve werkwijzen.
- Je neemt stapsgewijs administratieve taken over van collega's om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen.
Profiel
Profiel:
- Je bezit over een Diploma Secundair onderwijs
- In bezit van een blanco uittreksel van het strafregister model 1 - document 5961sv
- Ervaring is niet vereist, maar ervaring binnen een openbaar bestuur is een pluspunt.
- Je kan vlot werken met Microsoft Office-toepassingen.
- Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig en gestructureerd.
- Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden en kan prioriteiten stellen.
- Je kan zelfstandig werken, maar functioneert ook goed binnen een team.
- Je bent communicatief vaardig, klantgericht en werkt graag samen met collega's.
- Je bent flexibel en past je vlot aan nieuwe taken, systemen en werkwijzen aan.
- Je neemt initiatief, denkt oplossingsgericht en hebt oog voor verbeteringen.
- Je werkt resultaatgericht en respecteert afgesproken deadlines.
- Je kan werken volgens vastgelegde procedures en richtlijnen.
- Je hebt interesse in welzijn, milieu en duurzaamheid en bent bereid om interne softwaretoepassingen aan te leren.
Aanbod
Voltijds contract (38u/week) via interim voor 1 jaar vanaf indiensttreding bij Provincie Oost-Vlaanderen.
Plaats tewerkstelling: Charles de Kerchovelaan 189, 9000 Gent.
Verloning op C niveau waarbij werkervaring meegenomen kan worden in de loonberekening. Dit wordt verder aangevuld met fietsvergoeding, maaltijdcheques, ....
Bedrijfsinfo
Provincie Oost-Vlaanderen - Dienst Welzijn, Milieu en Duurzaamheid.