Administratief medewerker - Dienst Preventie

Voor Brandweerzone Centrum zijn we op zoek naar een tijdelijke administratief medewerker (m/v/x) voor Dienst Preventie.

Directie Preventie omvat een dienst Technische Preventie en dienst Operationele Preventie. Je biedt administratieve ondersteuning aan de directeur, de dienst Technische Preventie en de dienst Operationele Preventie.

De dienst Technische Preventie toetst omgevingsvergunningsaanvragen aan de bestaande reglementeringen en controleert de naleving ervan. Onder de dienst Operationele Preventie, vallen de cellen Brandpreventieadviseur, Mobiliteit en Evenementen.

Je voert verschillende administratieve taken uit voor de preventiedienst: 

• Je registreert de inkomende digitale post in een datasysteem (ZoneForce). Je maakt digitale dossiers en opdrachten aan voor de medewerkers van Preventie. Je controleert de statussen van deze opdrachten en vervolledigt deze met relevante informatie zoals contactgegevens. 
• Je beantwoordt vragen aan derden die zich persoonlijk komen aanmelden aan het onthaal en bezorgt de nodige informatie. 
• Je vult documenten en formulieren in volgens de geldende richtlijnen, zoals het portaal brandveiligheid en volgt dit op voor diverse klanten, zoals particulieren, collega’s van andere zones en experten, bijvoorbeeld architecten.  
• Je notuleert tijdens vergaderingen en maakt verslagen op. Je leest verslagen na en verbetert ze op vlak van layout en spelling. 
• Je beheert de data van Preventie. Je genereert draaitabellen en statistieken uit Excel-bestanden. 
• Je digitaliseert het papieren archief.