Management Assistent

Voor VDAB zijn we op zoek naar een ervaren management assistent (m/v/x).

Als management assistent ondersteun je het afdelingshoofd Facility in de dagelijkse werking van de afdeling.

Ben je nauwgezet en klantvriendelijk? Kan je heel goed zelfstandig werken en ben je een kei in plannen? Draag je discretie hoog in het vaandel? Stel je dan zeker kandidaat voor deze functie!

Facility maakt deel uit van de ondersteunende diensten en richt zich voornamelijk op het beheer van vastgoed, inrichting van de gebouwen, mobiliteit en energie.  De operationele diensten zorgen voor dagelijks en periodiek onderhoud van de gebouwen, zowel technisch als op vlak van schoonmaak.  Daarnaast staan zij ook in voor de catering (aanbod van broodjes, snacks en dranken) op de werkvloer.

Als management assistent neem je de volledige organisatie van de secretariaatstaken voor het afdelingshoofd Facility op jou:

• agendabeheer (inplannen meetings, aanvragen dranken/lunches, reserveren vergaderzalen/parkeerplaatsen voor externe bezoekers …);
• notuleren bij vergaderingen en verslagen maken, o.a. voor het 2-wekelijkse beleidsteam Facility waar alle diensthoofden samenkomen;
• ·opmaken lijsten met actiepunten en deze opvolgen;
• ·opmaken/voorbereiden van sjablonen die door diverse collega’s kunnen aangevuld worden;
• behandelen/sorteren van inkomende post;
• ·op een correcte manier verwerken en beheren van gegevens die door het afdelingshoofd of de diensthoofden worden aangereikt;
• digitaliseren van documenten (inscannen, archiveren, …);
• beantwoorden van telefoons.

Daarnaast wordt de Management Assistent ook ingeschakeld als administratieve ondersteuning bij de dienst Gebouwen. Deze opdracht houdt oa. in: verzorgen briefwisseling (oa. aangetekende brieven), klasseren van juridische documenten, verslaggeving dienstvergaderingen,…).

De afdeling Facility bestaat uit een 50-tal medewerkers op de Centrale Diensten.  Het is een dynamisch, open team  dat zeer nauw samenwerkt aan diverse dossiers over de diensten heen. In de provincies zijn nog ongeveer 420 Facility-medewerkers aan de slag.  Dat zijn vooral technische onderhoudsmedewerkers, medewerkers schoonmaak en medewerkers kantine.