Administratief Bediende - dienst Opleidingsbeheer

Voor Brandweerzone Centrum zijn weop zoek naar een Administratief bediende voor de dienst Opleidingsbeheer (m/v/x):

Dienst Opleidingsbeheer heeft als centrale taak het ontwikkelen van kennis, vaardigheden en competenties bij alle personeelsleden. Zij plannen en organiseren opleidingstrajecten. Daarnaast staan zij in voor de ontwikkeling en implementatie van de oefensystematiek en kwaliteitscontrolesystemen en bieden ondersteuning bij het uitwerken van didactische tools. De instructeurs geven aan de hand van deze tools opleiding aan het operationeel personeel. De verzamelde kennis wordt via een kennismanagementtool, de opleidingsblog, centraal beheerd.

Samen met collega’s ben je verantwoordelijk voor het organiseren en aanbieden van opleidingen voor alle personeelsleden van de zone.

• Je krijgt opleidingsdossiers toegewezen die je administratief en tijdig opvolgt.
• Je legt de nodige contacten met oa leveranciers om opleidingen optimaal uit te werken. Ook met de brandweerschool en stad Gent deel je tijdig de nodige info.
• Je past de nodige regelgeving en procedures toe om je dossiers correct op te volgen.
• Je bent sterk op logistiek vlak om de opleidingen ook praktisch te organiseren, zoals reserveren van opleidingslokalen, cursusmateriaal klaarleggen, juiste kledij voorzien, …

Je zorgt voor een klantvriendelijk en kwalitatief onthaal van interne en externe klanten.

• Je geeft informatie en beantwoordt vragen, zowel rechtstreeks als via telefoon of mail.
• Je verwerkt nodige documenten en formulieren voor de klant.
• Je volgt het online inschrijvingsplatform nauwgezet op en verwerkt inschrijvingen.

Je hebt een gevarieerd administratief takenpakket

• Je maakt bestelbonnen op voor facturatie.
• Je registreert alle nodige info in databases en bestanden, zoals het registreren van brevetten, attesten en getuigschriften in Zoneforce.