Assistent administratie met kennis VCA

Een gerenommeerd internationaal bedrijf dat gespecialiseerde diensten levert aan de staalindustrie, is op zoek naar een ervaren 'Administratief Medewerker' / 'VCA-Coördinator' ter ondersteuning van onze activiteiten in België.  In deze veelzijdige functie bied je secretariële, administratieve, operationele en VCA-coördinatieondersteuning aan onze activiteiten op locatie.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Het bieden van administratieve en operationele ondersteuning aan de Site Operations Manager.
• Het voorbereiden en opvolgen van inkoopbestellingen, het controleren van leveranciersfacturen en het uitvoeren van diverse boekhoudkundige taken.
• Inkoopbevoegdheid tot een vastgelegd limiet.
• Het bijhouden en actualiseren van personeelsdossiers (werkuren, ploegenroosters, veiligheidsautorisaties, medische onderzoeken, overuren, enz.).
• VCA-Coördinator: drijvende kracht in het beheer van het VCA-systeem van het bedrijf, in samenwerking met de Operations Manager.
• Het actualiseren van productietabellen en GPI-apparatuurgegevens.
• Contact onderhouden met interne teams, klant en leveranciers/aannemers.
• Het opstellen van brieven en rapporten en het uitvoeren van algemene documentbeheeractiviteiten.
• Het beheren van e-mails, telefoons en het onthaal van bezoekers.
• Het overnemen van bepaalde verantwoordelijkheden bij afwezigheid van de Site Operations Manager.

Rapportering

• Je rapporteert rechtstreeks aan de Site Operations Manager en werkt nauw samen met:
• Ploegleiders, operationeel personeel en onderhoudspersoneel,
• Het hoofdkantoor van het bedrijf in Luxemburg,
• De QHSE-Manager (kwaliteit, gezondheid, veiligheid & milieu).
• Daarnaast heb je contact met teams binnen de bredere groep, waaronder Business Management, Technische Dienst, Accounting & Finance (gevestigd in Luxemburg en Frankrijk).